Oświadczenie o powierzeniu pracy krok po kroku

Kogo dotyczy oświadczenie

Od 1 grudnia 2025 oświadczenie o powierzeniu pracy może dotyczyć obywateli czterech państw: Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy (§ 2 rozporządzenia MRPiPS z 21 listopada 2025 r.). Gruzja wypadła z listy. Obywatel Gruzji, którego oświadczenie wpisano do ewidencji przed 1 grudnia 2025, może pracować na jego warunkach do końca ważności tego oświadczenia (§ 3).

Oświadczenie składa firma, która powierza pracę (w ustawie: polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi), a nie cudzoziemiec (art. 61 ust. 1 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom). Oprócz obywatelstwa muszą być spełnione między innymi te warunki (art. 61 ust. 1):

praca będzie wykonywana w Polsce;
praca nie należy do działalności, które przepisy przypisują pracy sezonowej;
okres pracy w oświadczeniu nie przekracza 24 miesięcy;
dzień rozpoczęcia pracy wypada najpóźniej 6 miesięcy od złożenia oświadczenia.

Oświadczenie, które nie spełnia tych warunków, urząd zostawia bez rozpoznania (art. 61 ust. 2). Do pracy sezonowej i pracy dłuższej niż 24 miesiące potrzebne jest zezwolenie na pracę. Który dokument pasuje do Twojego pracownika, porównujemy na stronie legalizacja pracy cudzoziemca.

Jak złożyć oświadczenie

Oświadczenie składa się przez system teleinformatyczny, czyli portal praca.gov.pl (art. 61 ust. 1). Zawiera dane firmy, dane cudzoziemca i warunki pracy: zawód, stanowisko, miejsce, okres oznaczony datami, rodzaj umowy, najniższe wynagrodzenie oraz wymiar czasu pracy (art. 62 ust. 1).

Przy pracy tymczasowej oświadczenie składa agencja. Podaje wtedy numer wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i dane firmy, w której cudzoziemiec będzie pracował (art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. f i pkt 4).

Do oświadczenia firma dołącza swoje oświadczenie o okolicznościach z art. 13 ustawy, dokumenty potwierdzające dane i dowód opłaty (art. 62 ust. 3). Oświadczenie o okolicznościach podpisuje się nie wcześniej niż 30 dni przed złożeniem całego wniosku (art. 62 ust. 5).

Opłata i czas oczekiwania

Opłata za złożenie oświadczenia wynosi 400 zł (§ 2 pkt 5 rozporządzenia MRPiPS z 20 listopada 2025 r.). Wnosi ją firma razem ze złożeniem oświadczenia (art. 63 ust. 1). Opłata nie podlega zwrotowi, także po odmowie wpisu, poza wyjątkami z art. 63 ust. 3.

Dokument	Opłata od 1 grudnia 2025
Oświadczenie o powierzeniu pracy	400 zł
Zezwolenie na pracę do 3 miesięcy	200 zł
Zezwolenie na pracę powyżej 3 miesięcy	400 zł
Zezwolenie na pracę sezonową	100 zł

Oświadczenie wpisuje do ewidencji starosta (w praktyce powiatowy urząd pracy) właściwy dla siedziby albo miejsca stałego pobytu firmy (art. 64 ust. 1). Urząd ma na to 7 dni roboczych, a gdy sprawa wymaga postępowania wyjaśniającego, 30 dni (art. 66). Urząd może też wpisać późniejszy dzień rozpoczęcia pracy niż ten z oświadczenia (art. 64 ust. 2).

Urząd odmawia wpisu, gdy wynagrodzenie cudzoziemca jest niższe niż u pracowników na porównywalnym stanowisku i jednocześnie niższe niż płaca minimalna. Odmawia też przy nieprawdziwych danych albo fałszywych dokumentach (art. 65 ust. 1 pkt 1 i 2). Stroną postępowania jest tylko firma, a odwołanie składa się wyłącznie przez system (art. 67 ust. 2 i 3).

Po wpisie: umowa i dwa powiadomienia

Po wpisie firma uwzględnia w umowie z cudzoziemcem warunki z oświadczenia (art. 68 ust. 1 pkt 1). Przed powierzeniem pracy przekazuje urzędowi przez system umowę w języku polskim albo jej kopię (art. 68 ust. 1 pkt 2). Oświadczenie wpisane do ewidencji przekazuje cudzoziemcowi (art. 68 ust. 1 pkt 5).

Potem są dwa terminy (art. 70 ust. 1):

podjęcie pracy: powiadomienie w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy;
niepodjęcie pracy: powiadomienie w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy wpisanego w ewidencji.

Jeśli cudzoziemiec skończy pracę przed datą z oświadczenia, firma też powiadamia urząd (art. 70 ust. 2). Wtedy wpis oświadczenia unieważnia się z mocy prawa (art. 70 ust. 5). Wszystkie powiadomienia idą przez system praca.gov.pl (art. 70 ust. 3).

Zmiany w trakcie pracy

Nowe oświadczenie nie jest potrzebne, gdy zmienia się siedziba, nazwa albo forma prawna firmy, gdy zakład pracy przechodzi na innego pracodawcę albo gdy zmienia się tylko nazwa stanowiska (art. 69 pkt 1, 2 i 4). Nie jest też potrzebne, gdy firma zwiększa wymiar czasu pracy, najwyżej do pełnego etatu (art. 69 pkt 3). Wtedy wynagrodzenie rośnie proporcjonalnie do godzin (art. 68 ust. 1 pkt 4).

Od lipca 2026 nowe oświadczenie nie jest potrzebne także wtedy, gdy firma i cudzoziemiec zawarli umowę o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej (art. 69 pkt 5). Gdy rośnie płaca minimalna, firma podnosi wynagrodzenie cudzoziemca co najmniej do nowej kwoty (art. 68 ust. 1 pkt 3).

Jeśli cudzoziemiec pracował na oświadczeniu co najmniej 3 miesiące na umowie o pracę, firma może złożyć wniosek o zezwolenie na pracę na tym samym stanowisku. Jeśli złoży kompletny wniosek przed końcem okresu z oświadczenia, praca pozostaje legalna do decyzji urzędu (art. 71 ust. 1). To samo dotyczy wniosku cudzoziemca o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę u tej firmy (art. 71 ust. 4).

Obywatele Ukrainy: powiadomienie zamiast oświadczenia

Obywatel Ukrainy korzystający w Polsce z ochrony czasowej nie potrzebuje oświadczenia ani zezwolenia na pracę (art. 3 ust. 1 pkt 12). Firma powiadamia wtedy powiatowy urząd pracy o powierzeniu mu pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy (art. 5a ust. 1). Ponowne powiadomienie jest potrzebne w ciągu 7 dni od zmiany rodzaju umowy, stanowiska, obniżenia wymiaru godzin albo stawki (art. 5a ust. 5). Przez 3 lata od 5 marca 2026 te same zasady dotyczą obywateli Ukrainy, którzy przebywają w Polsce legalnie bez ochrony czasowej (art. 41 ustawy z 23 stycznia 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 203).

Kary

Naruszenie	Grzywna
Nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi	od 3000 do 50 000 zł, co najmniej 3000 zł za jedną osobę (art. 84 ust. 1 i 13)
Między innymi brak umowy w systemie przed powierzeniem pracy albo brak powiadomienia o pracy obywatela Ukrainy	od 1000 do 3000 zł (art. 84 ust. 6)
Brak powiadomienia o podjęciu albo niepodjęciu pracy	od 500 do 5000 zł (art. 84 ust. 10)

Cudzoziemcowi, który pracuje nielegalnie, grozi grzywna nie niższa niż 1000 zł (art. 84 ust. 2). Jeśli szukasz ludzi i chcesz, żeby dokumenty prowadził ktoś inny, zobacz, jak działa współpraca na stronie pracownicy dla firm.

Pytania

Ile kosztuje oświadczenie o powierzeniu pracy w 2026 roku?

Opłata za złożenie oświadczenia wynosi 400 zł i wnosi ją firma razem z oświadczeniem (§ 2 pkt 5 rozporządzenia MRPiPS z 20 listopada 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1622).

Czy obywatel Gruzji może jeszcze pracować na oświadczeniu?

Nowego oświadczenia dla obywatela Gruzji złożyć nie można. Oświadczenie wpisane do ewidencji przed 1 grudnia 2025 pozwala pracować na jego warunkach do końca jego ważności (§ 3 rozporządzenia MRPiPS z 21 listopada 2025 r.).

W jakim terminie trzeba zgłosić, że cudzoziemiec zaczął pracę?

W ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy, przez praca.gov.pl. Jeśli cudzoziemiec pracy nie podjął, powiadomienie idzie w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy wpisanego w ewidencji (art. 70 ust. 1).

Na jak długo można wpisać oświadczenie?

Na okres do 24 miesięcy. Dzień rozpoczęcia pracy musi wypaść nie później niż 6 miesięcy od złożenia oświadczenia (art. 61 ust. 1 pkt 5 i 6).

Źródła

Stan prawny na 23.09.2026. Tekst przygotowała WNR Group sp. z o.o. na podstawie przepisów wymienionych poniżej.

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi: dla kogo, ile kosztuje, jakie terminy